{"id":13210,"date":"2022-08-24T15:49:20","date_gmt":"2022-08-24T13:49:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ikp.at\/?p=13210"},"modified":"2023-03-22T10:17:43","modified_gmt":"2023-03-22T10:17:43","slug":"tipps-fuer-eine-ansprechend-und-rechtskonforme-e-mail-signatur","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ikp.at\/de\/blog\/know-how\/tipps-fuer-eine-ansprechend-und-rechtskonforme-e-mail-signatur\/","title":{"rendered":"Tipps f\u00fcr eine ansprechend und rechtskonforme E-Mail-Signatur"},"content":{"rendered":"<p><strong>Wusstet ihr, dass viele Signaturen aus rechtlicher Sicht unzureichend sind? Firmenname, Rechtsform, E-Mail-Adresse und Icons mit Verlinkung \u2013 wie ihr eine den Vorschriften entsprechende und trotzdem ansprechende E-Mail-Signatur verfasst, welche Richtlinien und Pflichten es daf\u00fcr gibt und was bei der Gestaltung zu beachten ist, erf\u00e4hrt ihr hier.<\/strong><\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2>Informationspflicht<\/h2>\n<p>Alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen haben nach dem Unternehmensgesetzbuch die Pflicht, wichtige Informationen \u00fcber das Unternehmen in E-Mails und im Impressum anzuf\u00fchren. Auch auf Bestellscheinen und Gesch\u00e4ftsbriefen gibt es gewisse Vorschriften zu beachten.<\/p>\n<p>Eine E-Mail-Signatur muss alle wichtigen Informationen, im Idealfall kurz und knapp zusammengefasst, beinhalten. Zu beachten ist zum einen der richtige Inhalt und die Formatierung des Absatzes, zum anderen die Gestaltung. Wer gute Arbeit leistet, bleibt der Kundschaft im Ged\u00e4chtnis \u2013 was will man mehr?<\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2>Inhalt<\/h2>\n<p>Damit das Ziel, sich bei der Kundschaft einzupr\u00e4gen, erreicht werden kann, muss vorerst gekl\u00e4rt werden, welche Kernelemente eine E-Mail-Signatur hat. Zu den absoluten Must-Haves z\u00e4hlen der vollst\u00e4ndige Name sowie der Firmenname inklusive Firmenwortlaut gem\u00e4\u00df Firmenbucheintrag. Weitere relevante Inhalte:<\/p>\n<h3><\/h3>\n<h3>Rechtlich verpflichtend f\u00fcr alle:<\/h3>\n<ul>\n<li>Firmensitz<\/li>\n<li>Rechtsform<\/li>\n<li>Firmenbuchnummer<\/li>\n<li>Firmenbuchgericht<\/li>\n<li>Befindet sich das Unternehmen in Liquidation, ist dies anzuf\u00fchren<\/li>\n<\/ul>\n<p>F\u00fcr jede spezifische Rechtsform gibt es noch weitere rechtliche Vorschriften \u2013 mehr Information findet ihr unterhalb.<\/p>\n<h3>Freiwillige Inhalte:<\/h3>\n<ul>\n<li>Gesch\u00e4ftliche Telefonnummer<\/li>\n<li>Stellenbezeichnung des*der Absenders*in<\/li>\n<li>Eventuell ein Businessfoto des*der Absenders*in<\/li>\n<li>Icons der wichtigsten Social-Media-Kan\u00e4le inkl. Verkn\u00fcpfung zum pers\u00f6nlichen oder Firmenprofil<\/li>\n<li>Firmenlogo, eventuell inklusive Slogan<\/li>\n<li>Link zur Firmenwebsite<\/li>\n<li>Call-to-Action, wie z.B. eine verlinkte Anmeldem\u00f6glichkeit f\u00fcr euer neuestes Webinar: \u201eJetzt hier anmelden\u201c<\/li>\n<li>Disclaimer<\/li>\n<li>Umweltschutz-Hinweis<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ein Disclaimer kann, muss aber nicht in der E-Mail-Signatur enthalten sein. Eine gesetzliche Pflicht ist es nicht, ihn anzuf\u00fchren, er wird jedoch oft verwendet, um auf die Vertraulichkeit der enthaltenen Informationen hinzuweisen. Disclaimer k\u00f6nnen beispielsweise so aussehen:<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Diese Nachricht ist ausschlie\u00dflich f\u00fcr den*die bezeichneten Adressaten*Adressatin oder dessen*deren Vertreter*in bestimmt. Beachten Sie bitte, dass jede Form der unautorisierten Nutzung, Vervielf\u00e4ltigung oder Weitergabe des Inhaltes der E-Mail nicht gestattet ist. Sollten Sie nicht der*die vorgesehene Adressat*in dieser E-Mail oder dessen*deren Vertreter*in sein, so bitten wir Sie, sich mit dem*der Absender*in der E-Mail in Verbindung zu setzen und anschlie\u00dfend diese E-Mail und s\u00e4mtliche Anh\u00e4nge zu l\u00f6schen.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Au\u00dferdem empfehlen wir euch, euren Adressaten den Hinweis zu geben, dass nicht jede E-Mail ausgedruckt werden muss \u2013 gemeinsam f\u00fcr mehr Umweltschutz. Das sind Beispiele daf\u00fcr:<\/p>\n<p>\u201eBitte pr\u00fcfen Sie der Umwelt zuliebe, ob der Ausdruck dieser Mail erforderlich ist.\u201c oder<br \/>\n\u201eE-Mails sparen Zeit und Geld, sie nicht auszudrucken spart B\u00e4ume.\u201c<\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2>Rechtsformspezifische Informationspflicht<\/h2>\n<p>Es gibt pro Unternehmensform unterschiedliche rechtliche Vorgaben. Eingetragene Einzelunternehmer m\u00fcssen immer dann ihren vollst\u00e4ndigen Namen anf\u00fchren, wenn jener vom Firmenbucheintrag abweicht. Beispielsweise muss \u201eEberle Sportcoaching\u201c auch den vollen Namen der Eigent\u00fcmerin, z.B. Alexandra Eberle, angeben. Bei offenen Gesellschaften sowie Kommanditgesellschaften ist das Ganze schon komplizierter. Hilft nichts, Pflicht ist Pflicht. Da bei Nicht-Einhaltung dieser Richtlinien hohe Strafen m\u00f6glich sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, euch mit den rechtsformspezifischen Informationspflichten zu besch\u00e4ftigen. Die detaillierteren Inhalte gibt\u2019s auf <a href=\"http:\/\/www.wko.at\">www.wko.at<\/a>.<\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2>Formatierung<\/h2>\n<p>Damit eure Signatur professionell wirkt, achtet unbedingt auf eure Formatierung. Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnt ihr euch durch eine ansprechende und kreative Gestaltung von anderen abheben und die eigene Marke positiv pr\u00e4sentieren \u2013 aber Achtung, nicht zu bunt und \u00fcberladen. Haltet das Design schlicht und lenkt nicht vom eigentlichen Sinn der Signatur, n\u00e4mlich der Information, ab.<\/p>\n<p>F\u00fcr eine klare Gestaltung empfiehlt es sich vor allem, die Anzahl der Farben als auch die der Schriftarten zu minimieren. F\u00fcr eine ordentliche Struktur ist es sinnvoll, Tabellen oder Trennlinien zu verwenden. Dies verschafft ein optisch ansprechendes, geordnetes und \u00fcbersichtliches Layout.<\/p>\n<p>PS: Die wichtigsten Elemente der Signatur eignen sich am besten als Eyecatcher.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Autorin: Clara Fischnaller<\/p>\n<p>\u00a9<a class=\"N2odk RZQOk Vk1a0 AsGGe pgmwB KHq0c\" href=\"https:\/\/unsplash.com\/@glvrdru\">Maxim Ilyahov<\/a> @unsplash<\/p>\n<p>Mehr zum Thema Signaturen:<br \/>\n<a href=\"https:\/\/ikp.at\/de\/blog\/know-how\/urlaubsvertretung-abwesenheitsassistentin\/\">Urlaubsvertretung\/Abwesenheitsassistent<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wusstet ihr, dass viele Signaturen aus rechtlicher Sicht unzureichend sind? Firmenname, Rechtsform, E-Mail-Adresse und Icons mit Verlinkung \u2013 wie ihr eine den Vorschriften entsprechende und trotzdem ansprechende E-Mail-Signatur verfasst, welche Richtlinien und Pflichten es daf\u00fcr gibt und was bei der Gestaltung zu beachten ist, erf\u00e4hrt ihr hier. Informationspflicht Alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen haben nach dem Unternehmensgesetzbuch die Pflicht, wichtige Informationen \u00fcber das Unternehmen in E-Mails und im Impressum anzuf\u00fchren. Auch auf Bestellscheinen und Gesch\u00e4ftsbriefen gibt es gewisse Vorschriften zu beachten. Eine E-Mail-Signatur muss alle wichtigen Informationen, im Idealfall kurz und knapp zusammengefasst, beinhalten. 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